Kaksi venttiiliä täyttää tarjouspyynnön tekniset perusvaatimukset. Toinen on hankintahinnaltaan selvästi edullisempi kuin toinen. Helppo päätös? Ei välttämättä.

Teollisuuden hankinnoissa ostohinta on näkyvin kustannus, mutta usein vain pieni osa siitä, mitä venttiili tulee koko käyttöikänsä aikana maksamaan. Jos edullisempi venttiili vaatii enemmän huoltoa, aiheuttaa ylimääräisen seisokin tai joudutaan vaihtamaan ennenaikaisesti, hankinnassa saavutettu suhteellisen pieni säästö voi muuttua nopeasti moninkertaisiksi lisäkustannuksiksi.

Siksi venttiilin hintaa kannattaa tarkastella vasta sen jälkeen, kun yksi kysymys on ratkaistu: Mitä tämän venttiilin pitää oikeasti kestää ja tehdä prosessissa?

Hankintahinta näkyy laskulla. Muut kustannukset tulevat myöhemmin.

Venttiilin todellinen kustannus muodostuu paljon muustakin kuin ostohinnasta.

Kokonaisuuteen voivat kuulua esimerkiksi:

• asennustyö
• käyttöönotto
• ennakoiva huolto
• varaosat
• tiivisteiden ja kuluvien osien vaihto
• tuotantokatkosten kustannukset
• vuodoista tai toimintahäiriöistä aiheutuvat menetykset
• venttiilin vaihtaminen
• uuden venttiilin hankinta ja asennus
• henkilöstön käyttämä työaika ongelmien selvittämiseen.

Jos venttiili toimii ongelmitta pitkään, hieman korkeampi hankintahinta voi jäädä kokonaisuudessa hyvin pieneksi kustannukseksi verrattuna vaihtoehtoon, jota joudutaan huoltamaan tai vaihtamaan selvästi useammin.

Tarjousvertailussa kaksi vaihtoehtoa näyttävät silti helposti vain tältä: toinen maksaa vähemmän, toinen enemmän.

Todellisuudessa kiinnostavampi kysymys olisi: Mitä vaihtoehdot maksavat laitokselle koko suunnitellun käyttöikänsä aikana?

Halpa venttiili väärässä paikassa tulee nopeasti kalliiksi

Edullinen venttiili ei tietenkään automaattisesti tarkoita huonoa venttiiliä.

Monessa käyttökohteessa yksinkertainen ja kustannustehokas ratkaisu on juuri oikea valinta. Ongelma syntyy silloin, kun venttiili valitaan ensisijaisesti hinnan perusteella eikä todellisen käyttökohteen mukaan.

Venttiilin soveltuvuuteen vaikuttavat muun muassa:

Paine ja lämpötila. Venttiilin materiaalien, tiivisteiden ja rakenteen pitää kestää prosessin todelliset käyttöolosuhteet – myös poikkeustilanteet.

Prosessimedia. Vesi, höyry, kaasut, kemikaalit ja aggressiiviset prosessiaineet asettavat hyvin erilaisia vaatimuksia venttiilin materiaaleille.

Käyttötapa. Avataanko venttiili harvoin vai jatkuvasti? Käytetäänkö sitä sulkuventtiilinä vai virtauksen säätöön?

Prosessin kriittisyys. Kaikki venttiilit eivät ole tuotannon kannalta yhtä tärkeitä. Joissakin kohteissa yksittäisen venttiilin vikaantuminen voi pysäyttää prosessin kokonaan.

Huollettavuus. Voidaanko venttiili huoltaa paikallaan? Ovatko varaosat saatavilla? Kuinka nopeasti korvaava tuote saadaan tarvittaessa?

Nämä kysymykset ratkaisevat usein enemmän kuin hinnastossa näkyvä numero.

Seisokki muuttaa hintavertailun hetkessä

Venttiili voi olla laitoksessa hyvin pieni komponentti, mutta sen vaikutus prosessiin voi olla suuri.

Jos venttiilin vikaantuminen aiheuttaa tuotantokatkoksen, itse venttiilin hinta voi olla lähes merkityksetön verrattuna seisokin kokonaiskustannuksiin.

Ajatellaan yksinkertaista esimerkkiä.

Edullisempi vaihtoehto tuo hankintahetkellä jonkin verran säästöä. Muutaman vuoden kuluttua venttiili alkaa kuitenkin vuotaa ja tuotanto joudutaan pysäyttämään vaihtotyön ajaksi.

Siinä vaiheessa kustannuksia syntyy nopeasti:

• kunnossapitotyöstä
• uudesta venttiilistä
• mahdollisista varaosista
• tuotannon menetyksestä
• prosessin alas- ja ylösajosta
• mahdollisesta ylimääräisestä puhdistuksesta tai tarkastuksesta.

Hankinnassa saavutettu säästö voi tällaisessa tilanteessa kadota hyvin nopeasti. Kriittisissä käyttökohteissa venttiilin valintaa kannattaa siksi tarkastella enemmän käyttövarmuuden ja vikaantumisen seurausten kuin pelkän ostohinnan kautta.

Kaikkeen ei silti kannata ostaa kalleinta

Elinkaarikustannuksista puhuminen ei tarkoita sitä, että jokaiseen käyttökohteeseen pitäisi valita markkinoiden kallein mahdollinen venttiili. Sekin olisi huonoa suunnittelua.

Yksinkertaiseen, matalapaineiseen ja ei-kriittiseen käyttökohteeseen ei välttämättä ole mitään järkeä asentaa ratkaisua, joka on suunniteltu huomattavasti vaativampiin olosuhteisiin.

Tavoitteena ei ole valita kalleinta venttiiliä. Tavoitteena on valita riittävän hyvä venttiili oikeaan paikkaan.

Hyvä tekninen valinta tarkoittaa sitä, että suorituskyky, käyttöikä, huoltotarve, saatavuus ja hinta ovat tasapainossa juuri kyseisessä käyttökohteessa.

Varaosien saatavuus on osa venttiilin hintaa

Venttiilin kustannuksia arvioitaessa yksi helposti unohtuva asia on varaosien ja teknisen tuen saatavuus.

Mitä tapahtuu vuosien kuluttua, jos venttiili tarvitsee uuden tiivistesarjan? Löytyykö sitä?

Entä dokumentaatio? Onko valmistajalla tai toimittajalla osaamista auttaa ongelmatilanteessa?

Jos kriittisen venttiilin varaosaa joudutaan odottamaan pitkään, alkuperäinen hankintahinta ei enää tunnu kovin olennaiselta. Hyvä saatavuus ja pitkäjänteinen tuoteperhe voivat siksi olla merkittävä osa kokonaiskustannusta, vaikka niitä on vaikea nähdä tarjousvertailun ensimmäisellä rivillä.

Standardituote vai teknisesti oikea ratkaisu?

Hankinnan näkökulmasta yhdenmukaistaminen on usein järkevää.

Kun laitoksessa käytetään samoja venttiilityyppejä ja valmistajia, varaosien hallinta helpottuu, henkilöstö tuntee tuotteet ja kunnossapito yksinkertaistuu.

Mutta standardointi ei saa mennä käyttökohteen edelle. Jos sama venttiilimalli valitaan kaikkialle vain siksi, että se löytyy valmiiksi toimittajalistalta, seurauksena voi olla joko ylimitoitettu ja tarpeettoman kallis ratkaisu tai teknisesti väärä valinta.

Hyvä hankintamalli yhdistää kaksi asiaa: standardoinnin hyödyt ja käyttökohdekohtaisen teknisen arvioinnin.

Hinta kannattaa suhteuttaa prosessin riskiin

Kaikkia venttiileitä ei tarvitse arvioida samalla perusteellisuudella.

Jos venttiili sijaitsee helposti saavutettavassa, ei-kriittisessä vesilinjassa ja sen vaihtaminen onnistuu nopeasti, hankintahinta voi aivan hyvin olla tärkeä valintaperuste.

Jos sama venttiili sijaitsee aggressiivisen kemikaalin prosessissa, korkeassa paineessa tai paikassa, jossa vaihtaminen vaatii koko tuotannon pysäyttämisen, valintaperusteet muuttuvat.

Mitä suurempi vikaantumisen seuraus on, sitä vähemmän yksittäisen komponentin hankintahinnan pitäisi ohjata päätöstä.

Tätä voi ajatella yksinkertaisella kysymyksellä: Mitä venttiilin rikkoutuminen maksaa?

Jos vikaantumisen seuraukset ovat moninkertaiset venttiilin hankintahintaan nähden, myös valintaan kannattaa käyttää hieman enemmän aikaa.

Halvin tarjous ei aina tarkoita halvinta hankintaa

Teknisen hankinnan tehtävä on luonnollisesti pitää kustannukset hallinnassa. Juuri siksi ostohintaa kannattaa tarkastella laajemmin.

Hyvä tarjousvertailu ei kysy ainoastaan:

Mitä venttiili maksaa?

Vaan myös:

• Kuinka pitkään sen oletetaan toimivan?
• Miten paljon se tarvitsee huoltoa?
• Saako siihen varaosia?
• Kuinka nopeasti korvaava venttiili saadaan?
• Mitä tapahtuu, jos se rikkoutuu?
• Sopiiko se varmasti prosessin materiaaliin, paineeseen ja lämpötilaan?

Kun nämä kysymykset ovat mukana vertailussa, hankintahintakin asettuu oikeaan mittakaavaan.

Kovartek auttaa katsomaan hintalappua pidemmälle

Kovartek auttaa teollisuuden asiakkaita valitsemaan venttiilit ja muut virtaustekniikan ratkaisut käyttökohteen todellisten vaatimusten perusteella.

Valinnassa voidaan tarkastella esimerkiksi prosessimediaa, materiaaleja, painetta, lämpötilaa, käyttötapaa, huollettavuutta ja saatavuutta.

Tavoitteena ei ole myydä mahdollisimman kallista komponenttia. Tavoitteena on löytää ratkaisu, jonka kanssa prosessi toimii luotettavasti – myös sen jälkeen, kun ostolasku on jo maksettu.

Onko sinulla käyttökohde, jossa vaihtoehtoja pitäisi vertailla muullakin kuin hinnalla? Kerro meille prosessin olosuhteet. Autamme arvioimaan kokonaisuuden.